Корпоративные мероприятия необходимы любой организации. Они помогают сплотить коллектив, создать благоприятную психологическую обстановку, отвлекают сотрудников от рабочей рутины. Форматов множество: корпоратив можно провести в формате банкета, спортивного соревнования, костюмированной вечерники.
Руководству, желающему, чтобы мероприятие принесло максимально положительные результаты, нужно позаботиться о поиске подходящего места, разработке сценария и, конечно, об организации трансфера. Перевозка сотрудников поможет им чувствовать себя более комфортно, не переживать по поводу самостоятельного решения транспортных вопросов. Как организовать трансфер? Какие моменты являются наиболее значимыми?
Необходимость
Обеспечение комфорта – не единственная причина организации трансфера на корпоратив. В пользу такого подхода говорят и следующие доводы:
- Повышение лояльности. Работники ощущают заботу со стороны руководства, видят реальное содействие в решении проблем. Им не нужно пользоваться личным или общественным транспортом, тратиться на такси. Можно расслабиться, получать максимум удовольствия от корпоратива, не ограничивать себя в еде и напитках.
- Повышение дисциплины. Организованный трансфер исключает опоздания, гарантирует, что все участники своевременно прибудут на мероприятие.
- Снижение стресса. Корпоративные мероприятия зачастую проводятся за городом, куда добраться не так-то просто. Организованная поездка избавит участников от лишнего стресса и переживаний.
- Обеспечение безопасности. За рулем транспорта, используемого для перевозки сотрудников, находятся опытные водители, строго соблюдающие ПДД, сам он – в идеальном техническом состоянии. На маршруте исключены любые неприятности: задержки, поломки, аварии.
- Создание положительного имиджа предприятия. Уже само проведение корпоративных мероприятий – большой плюс для репутации компании. Вдвойне хорошо, если она решает все организационные вопросы. Это значительно увеличивает ее привлекательность для квалифицированных кадров.
- Оптимизация расходов. Для перевозки большого числа участников мероприятия можно использовать микроавтобусы, автобусы, вместительные автомобили. Это помогает сократить количество транспортных средств, используемых при транспортировке, а значит – расходы.
- Подчеркивание статуса мероприятия. Сделать это можно, организовав трансфер на роскошных автомобилях представительского уровня. Такая поездка надолго запомнится каждому участнику!
Подбор транспорта
Чтобы поездка оказалась максимально комфортной, исключающей задержки, опоздания, неприятности в пути, нужно ответственно отнестись к выбору транспорта. В первую очередь, нужно ориентироваться на количество участников. Если их не слишком много, можно ограничиться микроавтобусом или несколькими легковыми автомобилями. Для масштабных корпоративных мероприятий лучше подойдут полноценные туристические автобусы на десятки посадочных мест. Значимыми являются и другие факторы, требующие подробного разбора.
Статус участников
К перевозке высокопоставленных гостей, руководителей высшего звена, крупных деловых партнеров, лучше привлекать автомобили, микроавтобусы представительского уровня. Кожаный салон, микроклиматические системы, многочисленные мультимедийные функции – все это обеспечит комфорт в пути, подчеркнет уважительное отношение. Для рядового персонала подойдут современные экономичные автомобили, туристические автобусы. Вспомогательных функций в них меньше, однако, комфорт и безопасность также соответствуют самым жестким требованиям.
Дистанция
Некоторые корпоративные мероприятия проводятся в соседних городах, из-за чего участникам приходится преодолевать несколько сотен километров. Чтобы поездка не превратилась в мучение, необходимо учесть следующее:
- Должный уровень комфорта транспортного средства. Мягкие раскладывающиеся кресла, в которых можно вздремнуть, мультимедийные системы, например, встроенные в подголовники мониторы.
- Доступ к напиткам и питанию. Организовать горячее питание в автобусе сложно, но современные туристические модели допускают установку кулера с водой и кофе-машины. Для полноценного приема пищи в пути должны быть остановки возле кафе или, как минимум, АЗС.
- Санитарные остановки. По правилам пассажирских перевозок, они должны быть каждые 3-4 часа. По возможности следует использовать автобусы, оснащенные туалетом на борту.
- Сменный экипаж. Согласно требованиям безопасности, один водитель не должен проводить за рулем более 6 часов безостановочно. На дальних маршрутах экипаж состоит из двух человек, меняющих друг друга за рулем.
Количество точек сбора
Например, некоторые участники мероприятия отправятся на него из офиса, другие, иногородние – с вокзала или аэропорта. Чтобы сэкономить время, можно организовать подачу автомобилей, микроавтобусов на все перечисленные объекты. Если первичной является экономия ресурсов, арендуется автобус, но придется удлинить маршрут, собирая гостей со всех точек.
Погода
К организации зимних и летних поездок нужно подходить особенно внимательно. Важно, чтобы транспорт был укомплектован эффективными микроклиматическими системами, обогревателями и кондиционерами, в противном случае – дорога окажется настоящим мучением, пассажиры будут изнывать от духоты или кутаться в одежду, стараясь хоть как-то согреться.
Маршрут
Важна не только дистанция, но и другие моменты. Например, состояние дорог. Если местом проведения корпоратива выбрана база отдыха, расположенная вдали от населенных пунктов, транспорт должен уверенно справиться с грунтовками. Для этого оптимально подойдут туристические микроавтобусы, автобусы, внедорожники с мягкими, эффективными подвесками, уверенно гасящими колебания при проезде ям и ухабов.
Сложности могут возникнуть и при проезде по узким городским улочкам, на которых громоздким автобусам очень тяжело разворачиваться. По возможности следует предусмотреть объезд, либо использовать более маневренный транспорт.
На продолжительном маршруте обязательно должны быть короткие санитарные и более продолжительные остановки, на которых водители и пассажиру могут размяться, перекусить. Лучше организовывать такие перерывы не на АЗС, а возле проверенных придорожных кафе, торговых центров населенных пунктов. Это повысит уровень комфорта.
Сопровождение
Дополнительная организация сопровождения позволяет решить сразу две важных задачи:
- Встреча иногородних участников корпоратива в точках прибытия, аэропортах, на вокзалах. Это обеспечит максимум комфорта и избавит от лишних стрессов. Не придется изучать указатели, пытаться сориентироваться в незнакомом месте после утомительного перелета или поездки.
- Обслуживание в дороге. Путь до места корпоратива вполне может пролегать по центральным городским районам, где можно полюбоваться архитектурой, историческим местностям. Гид расскажет гостям немало интересных событий, фактов, что позволит не только расширить кругозор, но и увлекательно провести время в дороге. С опытным экскурсоводом оно пролетит незаметно!
Подведение итогов
Итак, при организации трансфера для корпоративного мероприятия нужно придерживаться следующего алгоритма:
- Определение потребностей. Учитываются все моменты, обозначенные выше, количество пассажиров, их статус, оптимальный маршрут, вид используемого транспорта.
- Подбор транспортной организации. Лучше выбирать проверенную фирму, знающую все организационные тонкости, хорошо зарекомендовавшую себя на рынке. Ориентироваться можно на отзывы предыдущих клиентов. Чем больше положительных мнений – тем лучше.
- Подписание договора. В нем должны быть отражены все тонкости сотрудничества, ответственность сторон, порядок оплаты и другие важные моменты.
Компаниям, регулярно устраивающим корпоративные выезды для сотрудников, можно посоветовать заключить не разовый договор, а длительный. Такой вариант позволит не только заручиться поддержкой надежного посредника, готового при первой необходимости решить все транспортные проблемы, но и пользоваться более лояльными, выгодными тарифами.
Добавить комментарий